10 راز برای اینکه مانند یک حرفه‌ای لیست کارهای روزانه درست کنیم

تحقیقات دیرینه شناسان و دانشمندان پس از سالها این حقیقت را آشکار ساخت که مردم غارنشین هم برای اینکه بتوانند برنامه‌ریزی درستی روی کارهایشان داشته باشند بر روی دیواره غارها از لیست‌های To-do استفاده می‌کردند.
از همان زمان بشریت به این پی‌برد که به کار بردن لیست برای انجام کارها عموما نتیجه رضایت‌بخشی ندارد. نه این که لیست نوشتن کار اشتباهی باشد، بلکه این طریقه نوشتن این لیست‌هاست که عموما با اشتباهاتی روبرو می‌گردد.

این اشتباهات هر جور که باشد به دلسردی می‌انجامد زیرا یا شما می‌بینید کلی کار نکرده دارید و دلسرد می‌شوید کلا! یا اینکه می‌بینید آخر روز هر چقدر هم زور زدید نتوانستید به کارهایتان برسید. واقعا هم این دلسردی می‌آورد دیگر :)

با توجه به استقبال فوق‌العاده‌ای که از پست « 11 گام موثر برای شروع مدیریت زمان » شد، در این پست 10 راز کوچک را به شما می‌گویم که گاها آنها را می‌دانیم، ولی نمی‌دانیم رموز to do list نوشتن هستند و به آنها بی‌توجهی می‌کنیم. برای نوشتن این رموز از تجربیات ارزشمند Daniel Scocco استفاده می‌کنیم.

از وسیله مناسب استفاده کنید
روی جلد «بر باد رفته» جای مناسبی برای لیست to-do نیست. روی یک کاغذ تمیز و در سایز مناسب بنویسید. روی گوشه روزنامه که برنامه‌ریزی نمی‌کنند!

می‌توانید به جای استفاده از یک دستمال کاغذی استفاده شده از گوشی موبایل یا برنامه‌های کامپیوتری بسیاری که موجود است استفاده کنید. هم تمیزتر است و هم اینکه می‌توانید سریعا ویرایش کنید یا یک مورد جدید اضافه کنید.
قابلیت ویرایش یا تصحیح سریع یک مورد بسیار مهم درباره وسیله لیست نویسی است.

لیست را در جایی قرار دهید که همواره آن را ببینید
باور بفرمائید زیر یخچال خیلی جای مناسبی نیست که لیست‌تان را بچسبانید. اغلب افراد لیست را به مانیتور یا کنار میز می‌چسبانند.

این جوری وقتی می‌بینید هم تشویق می‌شوید و هم تحریک می‌شوید بروید کارها را انجام بدهید. یک جوری انگار حس ضرورت در شما به وجود می‌آید. جای مناسب یعنی جایی که نگاه شما خیلی به صورت ناخودآگاه آن طرف بیافتد. حتما همان نزدیکی‌ها جای مناسبی برای شما هست :)

روزتان را با انجام یک کار از لیست شروع کنید
به خودتان عادت بدهید که صبح به صبح، بنشینید یک گوشه و لیست کارها را بنویسید. ذهن‌تان هم که سرحال است و تازه دیشب هم کلی فکر کرده است به کارهای عقب‌مانده ( قبل از خواب موقع مناسبی برای این جور فکرهاست ) به سرعت کارهای مهم را به شما یادآوری می‌کند.

همان موقع هم یک خورده ذوق و شوق دارید و می‌توانید اولین کار لیست را انجام بدهید. این خودش هم باعث روحیه گرفتن می‌شود. خلاصه وقتی نصف روز گذشته است شروع نکنید به برنامه‌ریزی. به این که ماهی را هر وقت از آب بگیرید تازه است زیاد توجه نکنید. صبح به صبح به عنوان اولین کار درست!

سعی کنید فقط کارهای همان روز را بنویسید
چه کسی را دیده‌اید که بچه‌دار شدن را در لیست کارهای روزمره‌اش بنویسید؟ خودتان می‌گویید لیست کارهای روزانه پس سعی کنید کارهایی را بنویسید که مربوط به همان روز است. همان روزی که در آن هستید مثلا 14 بهمن. حتی کارهایی که برای روزهای بعد هم هستند را ننویسید.

یک دلیل مهم این چیزی که دارم می‌گویم این است که شما نمی‌دانید چه اتفاقاتی در طی روز می‌افتد. مثلا اگر فردا مجبور شوید بروید فلان اداره و این توی برنامه فردای شما نباشد آن وقت کلی دچار به هم ریختگی فکری می‌شوید.

کارهای مهم را در اول لیست بنویسید
حواستان باشد بعضی کارها مثل بانک رفتن ( که کار هر روز من است ) یک سری محدودیت‌ها دارد مثل محدودیت زمانی چون بانک ساعت 15:30 دیگر حداکثر بسته است. اگر این را در آخر لیست بنویسید ممکن است خیلی بدجور غافلگیر شوید.

در ثانی کارهایی که بالا نوشته می‌شود شانس بیشتری برای انجام شدن دارند برای همین اگر کاری از اهمیت بسیار بالایی برخوردار است اول بنویسیدش تا لطف بزرگی در حق خودتان کرده باشید. یک زمانهایی این اهمیت بسیار بالایی برای انجام کل کارها پیدا می‌کند. خلاصه که اول بروید توی کار قورباغه بزرگتر !

یک قسمت جداگانه برای ایده‌ها و یادداشت‌ها
اگر یک ذره نوآور باشید یک ذهن پرکاری داشته باشید حتما در طی انجام کارها هزاران ایده به ذهن شما می‌رسد. آنها را یادداشت کنید ولی نه داخل لیست کارهای روزمره‌تان!

من که می‌دانم شما همه چیز را با هم قاطی می‌کنید ولی این بار کمی دقت کنید چون ممکن است با اضافه کردن ایده‌های جدید به لیست آنقدر لیست‌تان را در هم و پر از کارهای جدید بکنید که از کارهای قبلی‌تان هم بمانید.
یک کاغذ جدا داشته باشید و ایده‌ها را یادداشت کنید. در کارهای روز بعدتان هم از این یادداشت‌ها بهره‌برداری کنید. بعد از یک مدت دستتان راه می‌افتد :)

یک لیست هم درست کنید از کارهایی که نمی‌خواهید انجام بدهید
شما می‌دانید که بروید فرندفید به کارهایتان نمی‌رسید. یا انقدر درگیر جواب دادن به ایمیل‌ها می‌شوید که کلا همه چیز را فراموش می‌کنید. این جور کارها را حتی بزرگتر از لیست to do بنویسید و کنار آنها بگذارید که هر وقت لیست برنامه‌ ریزی‌ را دیدید یادتان بیاید فلان‌کارها را نباید بکنید. مثلا بنویسید «خیلی نامردی بری چت کنی!» یا حتی کمی فحشش را بیشتر کنید!

راه درمانش هم این است که با خودتان قرار بگذارید که مثلا فلان ساعت بروید فیس‌بوک و نه قبل از آن. من قبل از شما فیسبوک بودم و کاملا اطمینان دارم بدون شما فیس‌بوک نمی‌ترکد! نگران جای خالی‌تان نباشید. نگران کارهای نکرده‌تان باشید که روی هم تلنبار نشود.

کارهایی را بنویسید که واقعا قصد انجامشان را دارید
رویاپردازی قرار نیست که بکنیم اینجا! فقط کارهایی را بنویسید که مطمئن هستید می‌توانید در طی روز انجام دهید و واقعا می‌خواهد انجام بدهید. یعنی چی که می‌گویید من امروز هوس فیلم دیدن کردم پس 39 تا فیلمی که جدید گرفتم را بنشینم ببینم!

چیزی که بسیار شایع است این که صبح سرحال از خواب بیدار می‌شویم و می‌گوییم امروز روز من است. شروع می‌کنیم به نوشتن کوهی از کارها ولی بعد از اینکه کمی خسته‌تر شدیم به لیستی به ظاهر تمام نشدنی برمی‌خوریم و دلسردی تمام وجودمان را می‌گیرد. آخر روز هم بدون نتیجه فقط خستگی روی دوشمان می‌ماند.

تا کاری را تمام نکردید استراحت نکنید
استراحت کردن از اوجب واجبات است و اصلا نباشد باید روی برنامه‌ریزی‌تان یک ضربدر بزرگ بکشید. بازدهی کار شما رابطه مستقیم با تناسب استراحت‌تان دارد. ولی این استراحت را وسط کارتان پیاده نکنید.

بارها شده است که مثلا برای کنکور برنامه‌ریزی می‌کردم و کارها نصفه نصفه رها می‌شد و مطالب به پایان نمی‌رسید. برای این که مثلا می‌گفتم 10 صفحه می‌خوانم و 10 صفحه بعدی بعد از استراحت مثلا 5 دقیقه‌ای. همین استراحت یک شوک بزرگ است که باعث می‌شود از حال و هوای کار قبلی دربیاییم و سوییچ کنیم روی کار بعدی. اما مشکل اینجاست که اگر وسط یک کاری استراحت کنیم توان و انگیزه کافی برای برگشتن سر همان کار کم می‌شود. طوری برنامه‌ریزی کنید که حداقل در نظر خودتان استراحت‌های میان دو کار مختلف باشد و نه میان یک کار واحد!
این جوری وقتی برای استراحت رفتید از این که کار هنوز ناتمام است غصه نمی‌خورید :)

کارهای فراموش‌ شده را فراموش نکنید!
اگر روز قبل کاری فراموش کردید در لیست بگذارید آن را در لیست روز بعد قرار دهید. اگر این کار را نکنید ناگهان با کاری روبرو می‌شوید که 5 روز قبل باید می‌کردید.

یک زمان‌هایی هست که شما پیش‌بینی می‌کنید مثلا کار یک تا پنج لیست 8 ساعت از وقت شما را بگیرد ولی می‌بینید که 14 ساعت از وقت شما را می‌گیرد! مهم نیست. معمولا می‌شود جبرانش کرد فقط باید دقت داشت که به کل فراموششان نکنیم و در اسرع وقت کارهای قبلی را انجام دهیم.

به نظر می‌رسد شما هم‌اکنون توانسته باشید به یک حرفه‌ای در امر برنامه‌ریزی بر اساس لیست کارها ( To-Do ) تبدیل شده باشید. تبریک می‌گوییم :)‌ اگر مایل باشید یک سری دیگر از اصول این کارها را هم که در منابع مختلف دیدم و در این لیست نیست را هم برای برنامه‌ریزی فوق‌حرفه‌ای تقدیم شما می‌کنم.